La numeración correlativa de facturas suele ser la práctica habitual en varios países, en gran parte porque la legislación fiscal local casi siempre la exige. Sin embargo, la numeración correlativa revela cuántas facturas has emitido hasta ahora, lo que, especialmente con volúmenes bajos en pequeños negocios, puede revelar demasiada información.
Por ejemplo, en España las facturas deben numerarse correlativamente dentro de cada serie. Se permiten series o prefijos distintos siempre que existan motivos que los justifiquen, e incluso son obligatorios para determinados documentos, como las facturas rectificativas.
Parte de la motivación de los requisitos de numeración correlativa procede de que las autoridades tributarias tratan de combatir la evasión fiscal, las omisiones, las adiciones u otros cambios en el registro de facturación. Sin embargo, con la introducción de medidas más modernas contra el fraude fiscal, como VERI*FACTU en España, la numeración correlativa está perdiendo importancia.
Con VERI*FACTU, cada factura emitida contiene un hash de la anterior, con independencia de que la factura anterior se haya emitido o no en la misma serie (la única excepción son las facturas emitidas por aplicaciones de facturación independientes, que la mayoría de pequeños negocios no utilizan). Dado que esta comprobación de integridad abarca todas las series, el argumento de la inalterabilidad resulta menos relevante para los negocios que emiten bajo VERI*FACTU.
FiscalRail presenta prefijos de factura específicos por cliente para permitirte emitir facturas cuya numeración sea correlativa solo dentro del mismo cliente. Cuando esta opción está activada —funciona a nivel de cuenta—, cada cliente solo podrá saber cuántas facturas se le han emitido a él, porque los contadores serán específicos de cada cliente.
| Numeración por cuenta | Numeración por cliente | |
|---|---|---|
| Primera factura del cliente A | INV-0001 | INV-A-0001 |
| Segunda factura del cliente A | INV-0002 | INV-A-0002 |
| Primera factura del cliente B | INV-0003 | INV-B-0001 |
| Tercera factura del cliente A | INV-0004 | INV-A-0003 |
| Abono emitido al cliente A | CN-0001 | CN-A-0001 |
| Segunda factura del cliente B | INV-0005 | INV-B-0002 |
| Abono emitido al cliente B | CN-0002 | CN-B-0001 |
| Factura sin cliente | INV-0006 | INV-0001 |
En el ejemplo anterior, la numeración por cliente produce cinco series efectivas: INV-A, CN-A, INV-B, CN-B y la serie INV sin cliente.
La API de FiscalRail sigue siendo la misma:
- Sigues definiendo únicamente series de factura de alto nivel para facturas ordinarias, abonos o cualquier serie personalizada que necesites introducir.
- FiscalRail se encarga de añadir el prefijo del cliente antes de generar el siguiente número de factura.
- FiscalRail genera automáticamente los prefijos de cliente, pero puedes establecer prefijos personalizados al crear el cliente y cambiarlos antes de emitir la primera factura.
- Las facturas sin cliente siguen utilizando el contador global de tu cuenta.
- Las garantías de concurrencia y durabilidad, así como la integridad de VERI*FACTU, se mantienen.
- La numeración de factura específica por cliente puede activarse o desactivarse en cualquier momento.
En España no existe un límite expreso al número de series que se pueden crear (y, con la numeración por cliente de FiscalRail, probablemente la autoridad tributaria consideraría que utilizas cinco series), pero cada serie debe tener una justificación empresarial. La numeración para toda la cuenta sigue siendo la opción predeterminada de las cuentas españolas. Antes de activar la numeración específica por cliente, confirma con tu asesor fiscal que las series de cliente separadas son adecuadas y están suficientemente justificadas para tu negocio.
Puedes empezar hoy con la numeración de facturas a nivel de cliente activándola en el panel de control o mediante la API. Se aplicará a todas las facturas en adelante y podrás desactivarla en cualquier momento.
Este artículo, como toda la documentación de FiscalRail, no es asesoramiento fiscal. Consulta a un profesional tributario.